Правильное хранение расчетных листков обеспечивает документальную подтвержденность начислений и выплат работникам. Рассмотрим требования и рекомендации по организации хранения этих документов.
Содержание
Правильное хранение расчетных листков обеспечивает документальную подтвержденность начислений и выплат работникам. Рассмотрим требования и рекомендации по организации хранения этих документов.
Обязательные требования к хранению
- Срок хранения - не менее 5 лет (ст. 29 НК РФ)
- Обязательное хранение в течение 75 лет при отсутствии лицевых счетов
- Обеспечение конфиденциальности персональных данных
- Возможность быстрого поиска и предоставления по запросу
Способы хранения расчетных листков
1. Бумажный формат
| Место хранения | Условия |
| Архив организации | В специальных папках с систематизацией по периодам и отделам |
| Кадровая служба | В личных делах сотрудников (копии) |
2. Электронный формат
- Сканирование с разрешением не менее 300 dpi
- Хранение в защищенной базе данных
- Регулярное резервное копирование
- Обеспечение электронной подписью
Система классификации и учета
- Хронологический порядок (по месяцам и годам)
- Алфавитная система (по фамилиям сотрудников)
- Структурная принадлежность (по подразделениям)
- Нумерация и регистрация в журнале учета
Требования к помещению архива
| Параметр | Требование |
| Температурный режим | 17-19°C |
| Влажность | 50-55% |
| Охранная система | Обязательна для документов, содержащих персональные данные |
Порядок уничтожения
- Проверка сроков хранения
- Издание приказа о создании экспертной комиссии
- Составление акта на уничтожение
- Организация процесса уничтожения с составлением соответствующего акта
Ответственность за нарушение правил хранения
За нарушение сроков и условий хранения расчетных листов предусмотрена административная ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ (штраф до 5 000 руб. для должностных лиц). Для ИП и организаций штрафы могут достигать 10 000 руб.
