Как оформлять официальные документы

Официальные документы требуют соблюдения установленных норм и стандартов оформления. Рассмотрим основные правила подготовки деловой документации.

1. Общие требования к оформлению

2. Структура официального документа

2.1. Обязательные элементы

1. Шапка с реквизитами организации
2. Название документа
3. Дата и регистрационный номер
4. Основной текст
5. Подпись и печать
6. Отметка об исполнителе

2.2. Особенности разных документов

• Приказы: констатирующая и распорядительная части
• Договоры: преамбула, предмет, условия, реквизиты
• Служебные записки: краткость и конкретность
• Протоколы: фиксация решений и поручений

3. Языковые нормы

4. Оформление приложений

• Указываются после основного текста
• Каждое приложение на отдельном листе
• Нумерация буквами или цифрами
• Ссылка в тексте на каждое приложение

5. Электронные документы

1. Формат PDF для неизменяемых документов
2. Электронная подпись для юридической силы
3. Единые требования к именованию файлов
4. Метаданные в свойствах документа

Особенности подписания

Подпись должностного лица должна включать: наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Печать проставляется так, чтобы захватывала часть наименования должности.